Đại sứ quán Cộng hòa Séc tại Hà Nội xin thông báo về những lỗi thường gặp khi đương đơn xin cấp thị thực dài hạn  hoặc giấy phép lưu trú dài hạn / định cư dẫn tới việc ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt, bị từ chối tiếp nhận hay đình chỉ xét duyệt hồ sơ.

1. Hồ sơ không đầy đủ, không bổ sung hồ sơ đúng hạn

Đương đơn có trách nhiệm nộp đầy đủ tất cả các giấy tờ được yêu cầu tại buổi phỏng vấn. Vui lòng kiểm tra kỹ để đảm bảo hồ sơ của đương đơn có đủ tất cả các giấy tờ cần thiết theo hướng dẫn trên trang web của Đại sứ quán.

Trong trường hợp đơn đương không xuất trình đầy đủ giấy tờ cần thiết khi nộp đơn xin cấp giấy phép lưu trú dài hạn / định cư, Đại sứ quán sẽ cấp quyết định về việc yêu cầu đương đơn xử lý các lỗi trong hồ sơ. Thời hạn xử lý các lỗi trong hồ sơ chỉ được gia hạn trong trường hợp đặc biệt dựa trên những lý do khách quan (ví dụ như đương đơn phải nhập viện). Nếu đương đơn không xử lý các lỗi đúng thời hạn, Đại sứ quán sẽ đình chỉ thủ tục xét duyệt hồ sơ.

Trong trường hợp đương đơn không xuất trình các giấy tờ cần thiết theo pháp luật hiện hành khi nộp đơn xin cấp thị thực dài hạn, Đại sứ quán sẽ không tiếp nhận và gửi trả lại hồ sơ cho đương đơn và coi như đơn xin cấp thị thực chưa được nộp.

2. Những giấy tờ cần thiết được xuất trình bằng bản chụp hoặc cũ hơn 180 ngày

Các giấy tờ trong hồ sơ cần phải xuất trình bằng bản gốc hoặc sao y bản chính. Hộ chiếu, giấy tờ hộ tịch (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn) và những giầy tờ chứng minh mục đích lưu trú của đương đơn tại Cộng hòa Séc cũng cần phải xuất trình bằng bản gốc.

Riêng hộ chiếu, giấy tờ hộ tịch (giấy khai sinh, đăng ký kết hôn) không được cũ hơn 180 ngày.

3. Ảnh chụp khác so với người ngoài thực tế

Ảnh chụp phải đúng theo tiêu chuẩn và không khác với người ngoài thực tế tại thời điểm đương đơn nộp hồ sơ.

4. Thiếu phiếu lý lịch tư pháp

Theo Bộ luật số: 326/1999 Sb. về việc lưu trú của người nước ngoài  trên lãnh thổ Cộng hòa Séc, đương đơn cần xuất trình Phiếu lý lịch tư pháp của quốc gia mà đương đơn mang quốc tịch và cả của quốc gia nơi đương đơn đã lưu trú liên tục 06 tháng trong vòng 03 năm vừa qua, quy định này không áp dụng cho đương đơn dưới 15 tuổi. Đại sứ quán tại Hà Nội đã thông báo về nghĩa vụ xuất trình Phiếu lý lịch tư pháp của đương đơn trên trang web và bảng tin của Đại sứ quán.

5. Không thực hiện nghĩa vụ nộp đơn xin thị thực / giấy phép lưu trú trực tiếp

Theo luật pháp hiện hành, đương đơn có nghĩa vụ nộp đơn trực tiếp tại Cơ quan đại diện. Nghĩa vụ nộp đơn trực tiếp được áp dụng cho người đại diện pháp lý  (bố, mẹ) của trẻ em xin cấp thị thực / giấy phép lưu trú. 

Trong trường hợp bố, mẹ của trẻ em đang không sinh sống tại Việt Nam, người đảm nhận nhiệm vụ chăm sóc, người giám hộ, người nhận chăm sóc thay thế của trẻ em có quyền nộp đơn thay cho trẻ em. Những người họ hàng khác, không chăm sóc trực tiếp cho trẻ em,  không được coi là người đại diện hợp pháp, do vậy không thể thay trẻ nộp hồ sơ cho dù có giấy ủy quyền của bố, mẹ trẻ em.

6. Các lỗi liên quan đến giấy ủy quyền

Đương đơn có thể ủy quyền cho người khác xử lý các công việc liên quan đến đơn xin thị thực / giấy phép lưu trú, nhưng đơn đương chỉ có thể ủy quyền cho một người duy nhất. Trong một bộ hồ sơ, đương đơn không thể xuất trình 02 giấy ủy quyền có nội dung giống nhau cho 02 người nhận ủy quyền khác nhau.

Trong trường hợp người nhận ủy quyền không tiếp tục thay mặt đương đơn xử lý công việc, đương đơn cần thông báo cho Đại sứ quán. Nếu không có thông tin về việc chấm dứt hợp đồng ủy nhiệm,  mọi thông tin quan trọng liên quan đến hồ sơ của đương đơn vẫn sẽ được chuyển tới người nhận ủy nhiệm cũ.

Nếu đương đơn ủy quyền cho người khác xử lý công việc liên quan đến đơn xin thị thực / giấy phép lưu trú của đương đơn, Đại sứ quán sẽ chỉ chuyển thông tin hoặc thư từ cho người nhận ủy quyền và không có nghĩa vụ thông báo cho đương đơn, ngoài những việc cần sự có mặt của đương đơn (như phỏng vấn bổ sung). Do vậy việc người được ủy quyền đang sinh sống ở Cộng hòa Séc và không  trực tiếp sử dụng hòm thư có thể dẫn đến việc trì hoãn công tác tống đạt thư đến đương đơn.

7. Chữ ký trên đơn xin thị thực / giấy phép lưu trú

Đương đơn hoặc người đại diện pháp lý của trẻ em dưới 15 tuổi ký lên đơn xin thị thực. Chữ ký của người được ủy quyền trên đơn xin thị thực / giấy phép lưu trú là không hợp lệ.

8. Bản dịch công chứng từ tiếng Việt / tiếng nước ngoài

Những chứng từ bằng tiếng nước ngoài cần được dịch công chứng sang tiếng Séc. Giấy tờ cần được dịch đầy đủ, bao gồm cả trang thứ 2 của giấy tờ hộ tịch, chữ ký cán bộ cấp và nội dung con dấu của các cơ quan chính quyền.

Thông tin nêu trên là nội dung tóm tắt các quy định pháp luật hiện hành của Cộng hòa Séc. Để biết thông tin đầy đủ, vui lòng tham khảo những Bộ luật nêu sau đây:

• Bộ luật số: 326/1999 Sb,  điều luật bổ sung và hiện hành về việc cư trú của người nước ngoài trên lãnh thổ Cộng hòa Séc
• Bộ luật số: 200/2004 Sb về thủ tục hành chính

Đại sứ quán xin lưu ý rằng mọi thông tin cần thiết về việc tiếp nhận hồ sơ được hướng dẫn trên trang web của Đại sứ quán hoặc Bộ Ngoại giao và Bộ Nội vụ Cộng hòa Séc. Trong trường hợp đương đơn cần giải đáp các câu hỏi liên quan, vui lòng liên hệ trực tiếp Đại sứ quán Cộng hòa Séc tại Hà Nội.

Liên quan đến việc trên, Đại sứ quán lưu ý việc đương đơn không cần thiết nộp hồ sơ thông người môi giới và Đại sứ quán bác bỏ mọi sự hợp tác với các văn phòng tư vấn hay cá nhân môi giới dịch vụ nộp đơn xin giấy phép lưu trú dài hạn. Nếu như những đối tượng trên khẳng định có sư liên kết và hợp tác với Đại sứ quán trong công việc này, những đối tượng này được coi là không đáng tin cậy. Lệ phí hành chính là chi phí duy nhất đương đơn phải nộp cho Đại sứ quán thu trong quá trình xử lý hồ sơ xin thị thực (ngoại trừ những chí phí khác của đương đơn liên quan đến việc xin cấp các giấy tờ cần thiết tại các cơ quan chức năng Việt Nam như sao kê tài khoản, phiếu lý lịch tư pháp …vv … hoặc dịch công chức sang tiếng Séc).

ĐSQ Séc tại Hà Nội