Từ tháng 4, tất cả các chủ doanh nghiệp đều phải gửi một báo cáo hàng tháng duy nhất cho Cơ quan Bảo hiểm Xã hội Séc. Báo cáo này sẽ thay thế 25 mẫu đơn hiện hành – ví dụ như về số tiền phí bảo hiểm hoặc một số thông báo cho cơ quan thuế. Thông tin về nhân viên giờ đây sẽ được báo cáo, chẳng hạn như trình độ học vấn hoặc chức vụ. Mục đích là để đơn giản hóa việc liên lạc với nhà nước và giảm bớt gánh nặng hành chính.

Báo cáo này dành cho ai?

Về cơ bản, tất cả những người sử dụng lao động. Các công ty lớn với hàng nghìn nhân viên, cũng như các doanh nghiệp nhỏ chỉ có một người làm việc theo hợp đồng. Mức lương họ trả cho nhân viên cũng không quan trọng.

Điều này cũng áp dụng cho các hiệp hội chủ sở hữu căn hộ, tức là chủ sở hữu căn hộ thưởng nhỏ cho chủ tịch hoặc nhân viên bảo trì, hoặc các công ty trả lương cho giám đốc điều hành. Mặt khác, nó không áp dụng cho chủ doanh nghiệp cá thể không có nhân viên hoặc những người thuê ngoài theo hóa đơn.

Các chủ sử dụng lao động cũng phải đăng ký những người được cơ quan quản lý tài chính đăng ký là người nộp thuế thu nhập cá nhân từ các hoạt động phụ thuộc, ngay cả khi họ nộp tờ khai thuế bằng không.

Khi nào cần gửi dữ liệu đầu tiên

Từ ngày 1 đến ngày 30 tháng 4, các chủ sử dụng lao động đã đăng ký ở ČSSZ phải hoàn thiện các dữ liệu mà cơ quan quản lý chưa có về họ. Đối với các chủ sử dụng lao động chưa đăng ký, hạn chót là ngày 15 tháng 4.

Các dữ liệu cần thiết về nhân viên phải được hoàn thiện trong khoảng thời gian từ ngày 1 đến ngày 30 tháng 4. Từ ngày 1 tháng 4, cũng cần phải đăng ký nhân viên mới thông qua hệ thống báo cáo hàng tháng thống nhất.

Các thời hạn tiếp theo là gì

Từ đầu tháng 4 đến cuối tháng 6, phải hoàn thành báo cáo hàng tháng thống nhất cho ba tháng đầu năm. Từ ngày 1 đến ngày 20 tháng 5, sau đó là cho tháng 4. Dữ liệu của tháng trước đó sẽ được hoàn thiện trước ngày 20 của mỗi tháng. Ví dụ, từ tháng 5 đến ngày 20 tháng 6.

Cách thức nộp báo cáo

Cách thứ nhất là thông qua phần mềm tính lương chuyên dụng hoặc ở định dạng .xml thông qua hộp dữ liệu. Một cách khác là sử dụng ứng dụng chuyên dụng trên ePortálu ČSSZ. Tại đây, bạn có thể tải lên tệp ở định dạng .xml hoặc điền trực tiếp vào biểu mẫu.

Báo cáo phải được hoàn thành bởi người đại diện chính thức của công ty. Nếu người khác, ví dụ như kế toán, nộp thay mặt họ, người đó phải có giấy ủy quyền.

Cách đăng nhập vào ePortál

Tại địa chỉ eportal.cssz.cz, có một ô Đăng nhập ở góc trên bên phải. Bạn có thể đăng nhập bằng ô thông tin cá nhân hoặc bằng Giấy tờ tùy thân. Đó có thể là eObčanka, khóa di động eGovernment hoặc giấy tờ tùy thân ngân hàng, tức là thông tin đăng nhập ngân hàng điện tử.

Ứng dụng như thế nào

Sau khi đăng nhập, một menu báo cáo sẽ xuất hiện, nơi bạn có thể chọn những gì bạn muốn xử lý. Ở phía bên trái màn hình sẽ có một hướng dẫn chi tiết cho phép bạn điều hướng giữa các phần riêng lẻ. Trang này sẽ chứa các mô tả và trợ giúp.

Phần Nhân viên sẽ chứa tổng quan về nhân viên và các trường cần được điền. Nếu thiếu thông tin, hệ thống sẽ thông báo cho bạn. Mục Bảo hiểm sẽ hiển thị liệu người lao động có cần đóng phí bảo hiểm hay không. Hệ thống sẽ tự động tính toán. Sau đó là phần tóm tắt với dữ liệu thuế và cuối cùng là phần tổng kết.

Trong những tháng tiếp theo, có thể yêu cầu điền sẵn báo cáo dựa trên báo cáo trước đó.

Dữ liệu người sử dụng lao động

Những người sử dụng lao động đã đăng ký sẽ điền bảy thông tin. Ví dụ: cơ quan thuế liên quan, mã số người nộp thuế và mã số hộp dữ liệu của chính họ, cơ quan việc làm hoặc thỏa thuận bằng văn bản về việc công nhận là người sử dụng lao động trên thị trường lao động được bảo hộ. Một số thông tin sẽ là tùy chọn. Khi sử dụng ePortálu ČSSZ, quá trình này mất tối đa năm phút.

Theo Bộ Lao động, việc đăng ký người sử dụng lao động mới tại đây sẽ mất tối đa mười phút. Biểu mẫu chứa khoảng hai mươi thông tin, chẳng hạn như mã số nhận dạng của người sử dụng lao động, địa chỉ hoặc mã số nhận dạng của văn phòng kế toán tiền lương và dữ liệu về văn phòng đó.

Dữ liệu về người lao động

Bộ ước tính rằng thời gian báo cáo dữ liệu qua ePortál về một người lao động đã đăng ký sẽ là từ năm đến mười phút. Đối với một người lao động mới, sẽ mất khoảng mười phút.

Đối với nhân viên hiện tại, chỉ những dữ liệu mà ČSSZ chưa lưu giữ trước đó mới được thêm vào sổ đăng ký. Bao gồm thông tin về nơi cư trú thuế, hạn chế về sức khỏe, trình độ học vấn và chức vụ.

Đối với nhân viên mới đăng ký, tất cả các dữ liệu cần thiết đều được báo cáo, tức là thông tin nhận dạng, địa chỉ, thông tin về nơi cư trú thuế, thông tin về hạn chế sức khỏe, trình độ học vấn và chức vụ.

Phần mềm tính lương có giá bao nhiêu?

Phần mềm tính lương và kế toán có thể giúp tăng tốc đáng kể quá trình xử lý hồ sơ. Tất nhiên, các công ty mua phần mềm này không chỉ để báo cáo hàng tháng mà còn để quản lý tiền lương và hóa đơn. Theo Bộ, đối với các công ty nhỏ có đến mười nhân viên, giải pháp này thường có giá từ 2 000 đến 10 000 korun mỗi năm.

Phải làm gì nếu xảy ra lỗi?

Cổng thông tin ČSSZ sẽ không cho phép bạn nhập các giá trị không hợp lệ. Tuy nhiên, nếu ai đó vẫn nhập dữ liệu không chính xác và gửi đi, họ sẽ được yêu cầu gửi báo cáo sửa lỗi.

Nếu ai đó gửi báo cáo thông qua hộp nhập liệu hoặc phần mềm tính lương, họ sẽ nhận được tin nhắn phản hồi cho biết báo cáo được chấp nhận, bị từ chối hoặc được chấp nhận một phần, cũng như nhân viên nào và lỗi mà người sử dụng lao động đã mắc phải. Ở đây cũng vậy, họ sẽ xóa nó kèm theo báo cáo sửa lỗi.

QT (tổng hợp)